Werkplek organiseren in 5 stappen
Na meer dan 15 jaar gewerkt te hebben als secretaresse weet ik hoe belangrijk het is om je werkplek te organiseren en je in een fijne, opgeruimde ruimte aan een opgeruimd bureau kunt werken. Je zit tenslotte vaak 8 uur per dag in die ruimte en niet alleen je eigen bureau daarin is belangrijk, maar ook de ruimte om je heen.
Vooral als je, zoals ik met meerdere secretaresses op een kamer zit, is het wel fijn als iedereen zijn/ haar spullen opruimt. Ik zit met twee andere secretaresses in één kantoor, we hebben alle drie een eigen bureau en een kast waar we ook onze persoonlijke spullen in bewaren. Er staat bij ons op de kamer één kantoorartikelenkast waaruit de medewerkers van onze afdeling zelf kunnen pakken wat ze nodig hebben. Al kunnen sommige mensen prima werken met een rommeltje om zich heen en kunnen ze zelfs dan vaak alles toch nog wel goed terug vinden, ik ben van mening dat een fijne werkomgeving je productiviteit en je werkgeluk verhoogt.
Disclaimer: dit bericht bevat affiliatelinks. De linkjes in deze tekst verwijzen naar artikelen bij Bol.com en So Clever. Dit betekent dat ik een kleine commissie kan verdienen wanneer jij een aankoop doet aan de hand van deze link. Maar maak je geen zorgen, hier betaal jij niets extra’s voor, het is dus een win-win situatie voor jou en voor mij. Dank je wel alvast! En voordat je een aankoop overweegt, denk goed na of je het echt nodig hebt of er echt blij van wordt!
Vijf dingen waar je aan kunt denken om een fijne werkplek te organiseren zijn:
1. Werkplek organiseren en een opgeruimd bureau
Je werkplek organiseren start met een een leeg en opgeruimd bureau, dat werkt nu eenmaal prettiger. Je hebt dan meer ruimte om rustig te kunnen werken. Veel spullen en stapels om je heen zorgen (onbewust) voor afleiding en onrust. Het zijn vaak spullen die eigenlijk weg kunnen of naar het archief zouden moeten, dit opruimen zorgt ervoor dat je werkplek opgeruimd is en dat geeft je meer ruimte en lucht. Vaak hebben we het idee dat het ons aan tijd ontbreekt om het te doen, maar plan het gewoon in je agenda in. Dat is dan een reminder en ook een stok achter de deur. De spullen die je dagelijks gebruikt en snel moet kunnen pakken leg je op je bureau, of in een ladenblok onder je bureau. Gebruik in de lades kleine bakjes of mandjes, zodat niet alles een eigen plekje heeft en niet snel door elkaar komt te liggen. Spullen die je wat minder vaak nodig hebt, kunnen wat verder weg liggen in een kast, dat hoeft dan ook niet direct onder handbereik te zijn.
Er zijn nog meer artikelen op mijn blog die over de werkplek gaan:
- 3 tips voor werken aan de eettafel
- Inrichten thuiswerkplek: 7 tips
- 5 tips voor een opgeruimd kantoor
- Thuiswerken tijdens corona
Persoonlijke spullen
Voeg ook een aantal persoonlijke spullen toe aan je werkplek. Maak je werkplek gezellig met leuke spullen, een mooie agenda, notitieblok en een fijne pen. Zet ook wat persoonlijke items neer, een mooie foto van je geliefde, je kinderen of je huisdier. Iets wat je doet glimlachten als je er naar kijkt. Ik heb zelf een aantal fotolijstjes en persoonlijke items op mijn werkplek staan. Ik heb eens gelezen dat dat een positieve invloed heeft en bij mij werkt dat zeker zo. Je voelt je dan als het ware een beetje meer thuis. Ik heb voor mezelf kantoorspullen zoals een perforator, een nietmachine in een kleur gekocht die ik mooi vind. Op die manier weet ik altijd ook gelijk wat van mij is en het staat ook nog eens leuk op mijn werkplek.
Opruimen
Geef alles op je werkplek een vaste plek en leg het daar ook (telkens) terug. Zorg dat je je werkplek elke dag aan het einde van je werkdag weer opruimt, dan kan de nieuwe werkdag weer opgeruimd beginnen. Het is ook een manier om aan het eind van de dag even af te schakelen en af te sluiten. Ik heb in mijn agenda een kwartier voordat de werkdag eindigt een alarm gezet. Ik ruim dan op, zet mijn out of office aan, breng de vuile kopjes naar de vaatwasser en laat mijn bureau opgeruimd achter. De volgende werkdag begin ik dan met werken aan een opgeruimd bureau. Voor mijn collega’s is het ook fijner dat mijn werkplek opgeruimd is, fijner om naar te kijken.
Als je de stapels laat oplopen, ga je er ook meer tegenop zien om het na te lopen, te archiveren of weg te doen
Meer lezen over opruimtips? Ook hier is op dit blog genoeg inspiratie te vinden:
- Mijn 10 gouden opruimregels
- 15 valkuilen bij het opruimen – en de oplossingen
- Opruimen & keuzes maken – 16 tips
- Ontspullen: 10 tips voor meer rust en ruimte in je huis & hoofd
En het meest complete opruimartikel wat er is:
Een aantal keren per jaar loop ik al mijn lades, papier en spullen na en kijk of het nog bewaard moet worden. Zo niet, dan gaat het weg. Op die manier voorkom je ook dat je allerlei documenten en spullen bewaard, waar je eigenlijk niets meer mee doet.
Op je bureau is het handig om 3 brievenbakjes te plaatsen, met als label “lezen”, “archiveren“ en “actie”. Eén keer per week op vrijdag loop ik de bakjes na en kijk wat weg kan en maak het bakje archiveren leeg door alles op te ruimen op de juiste plek. Op die manier zorg je ervoor dat de stapel niet te hoog wordt en hou je het overzichtelijk. Ik denk altijd, een heuvel beklim je zo, maar een berg wordt al een stuk lastiger en kijk je vaak ook meer tegenop. Als je de stapels laat oplopen, ga je er ook meer tegenop zien om het na te lopen, te archiveren of weg te doen. Vaak weet je niet eens meer wat je bewaard hebt. Ik zie het heel veel bij ons op de afdeling.
Als ik de medewerkers help met opruimen is de eerste reactie vaak dat er niets weg kan en mag, alles is belangrijk, maar tijdens het opruimproces komen ze er vaak wel achter dat het onmogelijk is om precies te weten wat ze hebben en dat het ook hen aan tijd ontbreekt om het allemaal te gaan archiveren. In onze tijd is zoveel informatie ook online te vinden en dat gaat echt stukken sneller dan door stapels door te werken. Materiaal dat nodig is voor onderzoek, of papers waar notities op gemaakt zijn kunnen veel beter gescand worden dan op papier bewaard. Zo is het ook veel makkelijker om informatie die nodig is weer op te zoeken.
2. Werkplek organiseren en apparatuur
Als secretaresse is voor mij mijn computer het belangrijkste onderdeel. Zorg dat hij op de juiste hoogte en afstand staat. Wij werken allemaal met twee beeldschermen en voor het maken van afspraken via de mail is dat vooral heel handig, maar ook bij het invoeren van cijfers. Ik zou niet meer zonder twee beeldschermen willen werken. Op mijn thuiswerkplek heb ik dat gelukkig ook. Ik kon via mijn baan in loondienst een tweede beeldscherm krijgen. Zorg ook dat je een goede bureaustoel hebt, die op de juiste hoogte ingesteld staat. Vaak is er iemand binnen het bedrijf waar je werkt die zich bezig houdt met Arbo zaken en een afspraak is dan vaak zo gemaakt.
3. Werkplek organiseren en de kantoorspullenkast
Op bijna elk secretariaat staat wel een kantoorspullenkast. Als deze kast overzichtelijk ingedeeld is kunnen de medewerkers die iets nodig hebben het zelf pakken en hoeven ze jou niet te storen om te vragen om kantoorspullen. Ik vind het zelf erg handig om te werken met mandjes en deze een label te geven. De mandjes dienen op een plank te staan die de juiste hoogte heeft. Als je dan voor de kast staat, zou je gelijk in het mandje moeten kunnen kijken, zonder hem er eerst uit te moeten pakken. Ik kies er altijd voor om bijvoorbeeld pennen op kleur te bewaren. Een mandje voor blauwe, zwarte, groene of rode pennen. En of het nou gewone pennen of fineliners zijn allemaal per kleur in een eigen bakje. Op deze manier kun je ook snel zien als er bijvoorbeeld nog maar vier schrijfblokken, plastic hoesjes, of andere items zijn. Bijbestellen gaat dan ook makkelijker en sneller. Belangrijk is ook dat er nog wat lege plekken over blijven in de kast. Op deze manier blijft het overzichtelijk en heb je ook nog plek voor als er iets nieuws bijkomt. Het oogt ruimtelijker en overzichtelijker als het niet helemaal vol staat. Als er nog ruimte in je kast is, oogt dat prettiger en ervaar je ook meer ruimte.
4. Je werkplek en groene planten
Een beetje groen om je heen is rustgevend, planten zorgen ook nog eens voor zuurstof. Een goede zet dus in het organiseren van je werkplek! Groen is een rustgevende kleur en een rustige werkomgeving zorgt echt voor meer werkgeluk! Ik heb zelf een aantal kleine vetplantjes op mijn werkplek neergezet. Deze hebben niet zo vaak en veel water nodig, dus als ik een keertje vergeet water te geven zijn ze niet gelijk dood.
5. Ongestoord kunnen werken
Ik vind het erg belangrijk om geconcentreerd en rustig te kunnen werken. Thuis lukt me dat over het algemeen prima als de kinderen naar school gaan. Als we alle drie thuis zijn wordt het al wat lastiger. Op het werk maak ik zo nu en dan graag gebruik van een noise cancelling koptelefoon, vooral bij het uitwerken van notulen. Als ik een thuiswerkdag heb en één van de kinderen is ook vrij, dan neem ik de noise cancelling koptelefoon mee naar huis. Echt ideaal, ook als je buren veel geluid maken. Ik vind het lekker om bij mooi de ramen open te hebben en dan is zo’n koptelefoon geen overbodige luxe in de stad.
De plek waar je zit is dan ook erg belangrijk. Gelukkig kon ik kiezen waar ik wilde gaan zitten en ik ben blij dat ik niet te dicht bij de deur zit waar iedereen binnen komt lopen, maar achterin en ook nog bij het raam. Spreek met je collega’s af dat je allemaal een dagdeel de telefoon opneemt, zodat je op andere momenten even door kunt werken en niet gestoord wordt als de telefoon gaat. Zet op je werk je telefoonmeldingen van je mobiel uit. Dan word je ook niet gestoord door allerlei geluidjes en piepjes. Als het echt belangrijk is word je wel gebeld.
Dit zijn voor mij de 5 belangrijkste voorwaarden om met plezier te werken op mijn werkplek!
Dit blog is geschreven door mijn collega Ellie Jelsema uit Groningen.
Zij is moeder van 2 prachtige tieners, werkt 24 uur in loondienst en werkt daarnaast als professional organizer. Zij wilde graag haar huis zo indelen dat opruimen snel gedaan is, ze niet hoeft te zoeken naar spullen en dat er genoeg ruimte en tijd is voor elkaar en ontspanning.
Het organizen zit bij haar in het bloed. Inmiddels heeft zij succesvol de opleiding tot Intern Business Organizer afgerond bij de School voor Organzing. Met haar bedrijf Elliessolutions helpt zij nu mensen met opruimen en binnen haar werk in loondienst nu ook collega's met het organiseren van hun werkplek.
Heb je veel moeite om jouw eigen werkplek of huis te organiseren zodat het een ruimte van rust wordt? Maar ontbreekt het je aan de tijd om dit te doen? Of overzie je het niet? Overweeg dan om hulp in te schakelen. Een fijn opgeruimd huis is voor iedereen belangrijk om goed te functioneren in het leven.