Herken je dat? Een volle privé e-mailbox die je al ontmoedigt om het op te ruimen. Dit is op te lossen. 

Voor meer overzicht op je computer:

Gebruik in je primaire map waar alles binnenkomt zo min mogelijk mappen: 

– bijvoorbeeld een map “DOEN” voor alle e-mails waar je ook iets mee moet doen, beantwoorden of een andere actie.

– en een map met “LEZEN” voor alle mailtjes die je wel wilt lezen omdat het interessant is maar waar voor jou geen actie aan vastzit.

– een map “ON HOLD” of “AFWACHTEN” voor alle mailtjes waarbij jij moet wachten op een actie van een ander.

Heb je een Gmail account zoals ik dan kun je aparte tabbladen inrichten voor “RECLAME” en “SOCIAAL”, dan zorgt Gmail⁠ er zelf voor dat de betreffende mailtjes daarin komen. Dat werkt heel goed. Een spammap heeft Gmail ook. Check die wel regelmatig want heel soms komt daar toch een “normaal” mailtje in terecht. 

Plan regelmatig tijd in op vaste momenten om je mailtjes te verwerken. Kun je een mailtje snel afhandelen doe dat dan gelijk. Archiveer mailtjes die bewaard moeten blijven in een voor jou logische mappenstructuur. 

De mailtjes die meer tijd nodig hebben verplaats je naar 1 van je mappen in je primaire mailbox. 

Je kunt er ook voor zorgen dat je instroom van mailtjes minder wordt door je bijvoorbeeld weer af te melden van nieuwsbrieven en reclamemailtjes waar je geen interesse meer in hebt. Doe dit een aantal keer per jaar.

Ook op computers/ laptops zien we vaak dat er een chaos is in de bestanden. 

Ze hebben documenten vaak geen echte naam en zitten niet opgeruimd in een logische mappenstructuur. Ze staan allemaal op het bureaublad of in de downloads. Dus dan heb je een digitale administratie maar kun je nog niets vinden. Herkenbaar? 

Zo krijg je meer overzicht op je computer:

– kies 1 plek, bijvoorbeeld het bureaublad en bekijk alle documenten die je daar hebt opgeslagen. Heb je het document nodig? Zo niet, verwijder deze dan. Moet het document wel bewaard worden hernoem het document dan op een logische manier. Bijv. afzender-jaar-maand-dag-onderwerp.
– heb je alle documenten op die plek zo aangepakt? Dan is het tijd om te kijken naar een logische mappen structuur. Kies per map een onderwerp bijv. “Belasting” “Werk” “Financiën” etc. 
– Kijk ook of je al mappen hebt die wellicht niet logisch zijn en hernoem ze.
– In de mappen kun je ook weer submappen maken, bijv “Salarisstroken” voor in je map “Werk”.
– Ga zo stap voor stap heel je computer door. Vergeet ook evt. cloudopslag niet en je foto’s.
– Heb je veel chaos op je computer? Doe dan niet alles op 1 dag. Dat is echt te belastend en te intensief. 
– check ook je map downloads en verwijder wat niet meer nodig is. Je computer wordt ook trager van veel onnodige bestanden.