In 3 stappen je administratie ordenen

Administratie ordenen, voor veel mensen een probleem. In dit blogartikel, geschreven door collega Olga Heinen, word je in stappen meegenomen in het ordenen van je administratie.

Een goede administratie bijhouden begint met het organiseren van documenten, het regelmatig bijwerken van financiële gegevens en het gebruik van handige systemen zoals spreadsheets. Voor een zakelijke administratie gebruik je meestal boekhoudsoftware. Zorg je dat je alle inkomsten en uitgaven bijhoudt, bonnetjes bewaart en deadlines voor belastingaangiften in de gaten houdt. Het is handig om regelmatig tijd vrij te maken om je administratie bij te werken, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Het wegwerken van administratieve achterstanden kan overweldigend lijken maar begint met het maken van een plan en het organiseren van documenten. Wat moet er gedaan worden? Wat heeft prioriteit? 

Graag neem ik je stap-voor-stap mee met het ordenen van je administratie: zowel in het opzetten en bijhouden van je administratie en hoe je eventueel achterstanden weg kunt werken.

Disclaimer: dit bericht bevat affiliatelinks. De linkjes in deze tekst verwijzen naar artikelen bij Bol.com en So Clever. Dit betekent dat ik een kleine commissie kan verdienen wanneer jij een aankoop doet aan de hand van één van de links in dit bericht. Maar maak je geen zorgen, hier betaal jij niets extra’s voor, het is dus een win-win situatie voor jou en voor mij. Dank je wel alvast! En voordat je een aankoop overweegt, denk goed na of je het echt nodig hebt of er echt blij van wordt!

Stap 1: maak een plan

Maak in eerste instantie een plan voor het ordenen van je administratie. Wanneer heb je tijd en energie om je administratie te doen? Afhankelijk van de hoeveelheid werk plan je hier tijd voor in je agenda. Heb je een goede plek om je administratie te doen? Kun je het eventueel laten liggen of moet je het steeds opruimen? Naast digitale post zal je ook nog papieren post ontvangen. Of misschien vind je het wel fijn om toch een en ander uit te printen.

Wat denk je naast een goede en fijne werkplek nodig te hebben? Mappen, een perforator, nietmachine. Een oud papierbak, een papierversnipperaar? Tijdschrift-opbergbakken voor post. Doet je printer het? Heb je voldoende kopieerpapier?  Dit alles kost tijd om te verzamelen en misschien zelfs aan te schaffen, maar geloof me, het levert je straks veel voordeel op en het scheelt een hoop frustratie. Maak een lijstje en zorg dat je alles goed voor elkaar hebt.

Stap 2: categorieën bepalen

Nu ga je bepalen in welke categorieën jij je administratie wilt ordenen. Het gaat erom een systeem te vinden dat voor jou werkt en waarmee je gemakkelijk de benodigde informatie kunt terugvinden wanneer dat nodig is.

Bewaararchief: Wat bewaar je waar? Dit is 1 velletje dat je voorin je map bewaart met daarin beschreven waar je bijvoorbeeld je testament opgeborgen hebt.
 
Je kunt je administratie indelen in categorieën. Zowel digitaal als op papier kun je dit als volgt indelen:

• Privé
  • Inkomsten:
  • Salaris of uitkering
  • Belastingdienst Toeslagen

• Uitgaven:
  • Huur of Hypotheek
  • Energie: contracten, jaarafrekeningen
  • Water
  • Belastingen
  • Gemeentelijke belastingen
  • Zorg
  • Verzekeringen
  • Kinderopvang
  • School
  • Vervoer
  • Auto
  • Contributies en abonnementen
  • Bank (sparen beleggen)
  • Pensioen
  • Garantiebewijzen

2a. Zakelijke administratie bewaren

Op de site van de belastingdienst en de KVK kun je lezen wat je zakelijk moet bewaren. Deze administratie bestaat uit alle gegevens over uw onderneming die je vastlegt op papier of op een digitale manier.    

Als je de administratie geheel of gedeeltelijk door derden laat bijhouden, moeten ook de gegevens die deze derden over jouw bedrijf hebben, bewaard worden. Ook nadat je jouw onderneming hebt beëindigd, moet je de administratie bewaren voor een eindcontrole.

Hoe je administratie opzet, bepaal jezelf. Als maar blijkt hoeveel btw je moet betalen en hoeveel btw je terugvraagt. Hoe je ook administreert, zorg ervoor dat je de gegevens die je nodig hebt voor uw btw-aangifte en voor je opgaaf gemakkelijk kunt vinden Dat betekent dat je per aangiftetijdvak overzichten moet bijhouden van:

• Uitgaande facturen
• Ontvangen facturen
• Privé van goederen en diensten

Voor je nu daadwerkelijk je administratie gaat organiseren is het van belang dat je weet hoelang je iets moet bewaren. De belastingdienst kent geen wettelijke bewaarplicht voor particulieren. Maar voor naheffingen is het slim om je administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zzp’ers geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar. 

2b. Privé administratie bewaren

Ook zijn er stukken die je levenslang moet bewaren. Denk hierbij aan testamenten en akten, diploma’s, inentingsboekje, trouwboekje of bewijs van geregistreerd partnerschap. Vanzelfsprekend bewaar je diploma’s en certificaten. Het liefst brandveilig in een kluisje.

Sommige documenten krijg je ieder jaar opnieuw. Na ontvangst kun je de oude formulieren verwijderen. Polissen en lidmaatschappen zijn hier goede voorbeelden van.

Garantiebewijzen bewaar je zolang je het apparaat hebt. Let op dit zijn richtlijnen. Rapporten van de basisschool hoef je niet te bewaren, het mag wel. Voor dit soort zaken is een memory-box of herinneringenkist voor ieder gezinslid een fijne manier om spullen te organiseren.

Stap 3: aan de slag met het ordenen van je papieren administratie

Met deze informatie in je achterhoofd ga je aan de slag. Achtergrondmuziekje erbij, kan water binnen handbereik en daar ga je. Omdat papieren administratie het meeste daadwerkelijke ruimte kost begin je daarmee. Verzamel eerst alle papieren bij elkaar. Let op: niet gaan lezen, of folders bekijken. Alles gaat in een doos of in een tas. Wat jij wilt. Als je alles verzameld hebt neem ieder formulier, document of stuk in de handen en neemt een beslissing:

• Moet je er nog iets mee doen? Dan gaat het in de Doen bak.
• Wil of moet je het bewaren? In de Bewaren bak.
• Lezen? In de Lezen bak.

Voor deze bakken zijn tijdschriftencassettes heel handig. Vol is vol en er valt niet makkelijk iets uit. Als je veel hebt doe je het eerst in een doos vandaar uit maak je dan weer een beslissing.  

3.a Vermijd het meteen volledig lezen van alles!

Pas op dat je niet direct gaat lezen, ook als je het niet 100 % zeker weet stop je het toch in de Lezen bak. Je kunt dan altijd nog een beslissing nemen.  Natuurlijk is een en ander echt afhankelijk van hoe groot de achterstand is. Begin de papieren die je het kortst geleden hebt gekregen en ga dan in eerste instantie tot maximaal anderhalf jaar terug. Heb je de smaak te pakken dan kun je daarna tot 5 jaar teruggaan.

3.b Pak het niet te groot aan – werk in stappen aan het ordenen van je administratie

Ga in ieder geval door tot je de belangrijkste papieren gevonden hebt. Hieronder vallen de stukken zoals beschreven bij levenslang bewaren. Hiermee bedoel ik niet dat je op 1 dag alles moet doen. Het op orde brengen van je administratie vraagt meestal meer tijd.

Bepaal op voorhand hoelang je bezig wilt zijn. Is dat 2 uur? Stop dan daarna en plan direct een volgend moment. Plan iedere week tijd om je achterstanden weg te werken. Terwijl je achterstanden aan het wegwerken bent komt er ook weer nieuwe post binnen.

3.c Open ook nieuw binnengekomen post

Probeer dagelijks je brievenbus te legen en maak de post open. Neem nu direct een beslissing. Lege enveloppen gaan direct bij het oud papier. (Wil je deze recyclen of hergebruiken? Leg ze dan ook direct op de juiste plek.)

Bij ieder poststuk neem je ook nu weer direct een beslissing: Doen, Lezen of Bewaren. En berg ze in de juiste bak op.

3.d Je digitale administratie ordenen

Droom jij ook van een lege inbox? In feite werk je achterstanden bij je digitale post op dezelfde manier weg als bij papieren post. Eerst ordenen en beslissingen nemen. Wat wil je er mee? Maak drie sub mappen in je e-mailprogramma:

Doen, Lezen, Bewaren.

Deze kun je dan nog weer onderverdelen in submappen. Het wordt te complex om dit alles in 1 blog precies uit te leggen. Je kunt meer lezen over het organiseren van je mailbox in dit artikel: Overzicht houden in je Postvak in - 15 tips. Het gaat erom dat je om dat je overzicht krijgt en weet waar je welke e-mail snel kunt vinden als je deze nodig hebt.

Begin bij de bovenste e-mails en neem de beslissingen zoals hierboven omschreven. Verplaatst de e-mails direct. Een hele belangrijke komt er nu bij: dumpen oftewel deleten. Naar de prullenmand met die e-mails die niet meer van belang zijn. Leeg na iedere sessie ook je prullenmand.

Ook nu werkt of een bepaalde tijd of een aantal te verwerken e-mails vaak stimulerend. Zet bijvoorbeeld een kookwekker of alarm op je telefoon op 30 minuten en na deze 30 minuten stop je. Dan plan je een volgend moment in en ga je ook weer 30 minuten opruimen.

3.d.1

Sta je ingeschreven voor veel nieuwsbrieven? Neem eens een uurtje de tijd om te kijken welke je nog echt interessant vindt. Soms heb je je ingeschreven voor een nieuwsbrief, maar is het nu niet meer belangrijk voor je. Bijvoorbeeld alle nieuwsbrieven van woonwinkels toen je op zoek was naar die ene nieuwe bank. Is een uur te onoverzichtelijk voor je? Doe er dan bijvoorbeeld 10 per keer.

3.d.2 E-mailprogramma op telefoon gebruiken

Als je jouw e-mailprogramma ook op de telefoon gebruikt is het goed na te kijken hoe je mails, verplaatst en/of verwijderd. Zelf kwam ik erachter dat ik ze wel op de telefoon verwijderd had maar dat ze allemaal nog op mijn laptop stonden. Dan heeft het ordenen nog niet veel zin.

Denk goed na dat zakelijke e-mails met klanten en leveranciers correspondentie die je 7 jaar moet bewaren. Je kunt ervoor kiezen om per jaar een bewaarmap te maken.

Voor het ordenen van heel je digitale leven heeft Diana van De Bezem door je Leven een digitale 30-dagen opruimchallenge gemaakt. Deze is te vinden naast andere opruimchallenges en digitale producten in haar webwinkel.

3.d.3 Vaste momenten voor checken mailbox

Voor het checken en bijhouden van je digitale post is een vast moment het fijnste. Hoe vaak je dit doet hangt van jouw situatie af. Als zzp’er bekijk ik bijvoorbeeld drie keer per dag mijn e-mail.

• In de ochtend voor ik aan de slag ga bij klanten. Als er dan nog een dringende aanvraag bij zit kan ik diezelfde dag nog actie ondernemen.
• Net voor middagpauze
• Aan het eind van mijn werkdag. Ditzelfde kun je ook doen als je in loondienst bent.

Op deze manier weet je zeker dat je iedere dag actie onderneemt op belangrijke stukken en kunt deleten wat onnodig is.

Ook als particulier is het noodzakelijk om regelmatig je e-mail te checken. Bedrijven en of verzekeringsmaatschappijen maken steeds meer gebruik van e-mail. Het kan dus zomaar zijn dat je belangrijke informatie toegestuurd krijgt waar je iets mee moet.

Maak ee of je documenten wilt uitprinten of op de computer wilt bewaren.Zorg in ieder geval dat je deze in de Cloud opslaat of op een externe harde schijf. Als er dan iets met je computer, laptop of telefoon gebeurt heb je in ieder geval je bewijsstukken nog.

3.d.4 Digitale administratie en overlijden

Een particuliere of zakelijke digitale administratie vraagt daarnaast om nog iets meer dan een papieren administratie. Je wilt er liever niet over nadenken, maar wie kan er bij jouw administratie bij overlijden? Wie kent jouw wachtwoorden, pincodes en wat al niet meer? Het is voor jezelf al vaak heel lastig om dit allemaal te onthouden laat staan voor je nabestaanden. 

Hoewel het handig kan zijn om gebruikersnamen en wachtwoorden te hebben van overledenen erf je niet zonder meer accounts en codes.

Wees hier dus voorzichtig mee. Wil jij wel dat iemand na overlijden jouw codes e.d. weet maak dan ook hiervoor een bewaararchief op papier en bewaar dit op een veilige plek.

Dit artikel werd geschreven door Olga Heinen:

Sinds 2010 ben ik werkzaam als Professional Organizer onder de naam Organisato.
De opleiding hiervoor heb ik destijds gevolgd bij Els Jacobs De Huishoudcoach www.dehuishoudcoach.nl.
In de loop der tijd heb ik mijn eigen draai gegeven aan de methodes die ik in de basis bij en van haar heb geleerd. Ik heb mij gespecialiseerd als Budgetcoach, ADHD- en Autisme coach.
Vol trots draag ik de titel Master Register Professional Organizer van @NBPO (Nederlandse beroeps Vereniging van Professional Organizers)

In het voorjaar van 2023 heb ik de opleiding Nabestaandenzorg gevolgd. Momenteel ben ik bezig mijn tweede bedrijf op te richten onder eigen naam Olga Heinen.  www.nalatenschapondersteuning.nl. Hierin ga ik mij richten op nalatenschap ondersteuning en nabestaandenzorg zowel op administratief, praktisch als ondersteunend gebied. Het gaat in het kader van de AVG altijd over persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die, alleen of in combinatie met andere gegevens, terug te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn o.a. naam, adres, woonplaats, kentekennummer, personeelsnummer, mailadres en videobeelden. Volgens de AVG mag u persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. Daarna moet u de persoonsgegevens ook daadwerkelijk vernietigen.